pericole

Reconstituirea documentelor financiar contabile

Reconstituirea documentelor financiar contabile care au fost pierdute, distruse sau sustrase:

  • persoana care constată pierderea, distrugerea sau sustragerea unui document justificativ are obligația să aduc la cunoștință conducătorul unității acest lucru în termen de 24 de ore de la constatarea acestui lucru.
  • conducătorul unității trebuie să încheie un proces verbal în termen de trei zile lucrătoare de la primirea sesizării.

Procesul verbal trebuie să conțină:

  • numele și prenumele persoanei care păstra aceste documente
  • denumirea documentelor Și datele de identificare ale acestora
  • data constatării lipsei documentelor

Procesul verbal încheiat în cazul pierderii, distrugerii sau sustragerii documentelor se semnează de către:

  • persoana care păstra acele documente și șeful ierarhic al acesteia,
  • conducătorul unității
  • reprezentantul compartimentului financiar contabil.

Când conducătorul unității este responsabil de dispariția documentelor atunci se iau măsuri de către ceilalți membri ai Consiliului de Administrație.

Reconstituirea unui document pierdut, sustras sau distrus se face urmând aceeași pași necesari la realizarea acelui document și se menționează în antet că este reconstituit. Acesta poate asta la baza înregistrărilor în contabilitate.

Dacă dispariția documentelor constituie o infracțiune este obligatoriu să se înștiințeze organele de urmărire penală.

În cazul în care se constată și se reconstituie documente dispărute se întocmește un dosar de reconstituire care trebuie să conțină:

  • sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția acelor documente
  • procesul verbal de constatare
  • dovada sancționării persoane vinovate sau a sesizării organelor de urmărire penală
  • dispoziția scrisă privind reconstituirea documentelor
  • copii ale documentelor

Documentele reconstituite vor purta mențiunea Duplicat specificându- se numărul și data reconstituirii.

În cazul în care documentul original este găsit atunci documentul reconstituit se anulează baza unui proces verbal și se păstrează dosarul de reconstituire împreună cu acest proces verbal.

Pastrarea documentelor contabile se face pe hârtie sau pe suport electronic la sediul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.

Blog